De forma breve, el flujo de efectivo es un reporte financiero que diferencia los egresos de los ingresos de dinero en un período específico para dar un resultado positivo, cuando los ingresos superan los egresos o negativo cuando sucede lo contrario, lo que hace que el flujo de efectivo sea información clave para la toma de decisiones de negocio.

A pesar de la importancia de llevar un control ordenado y actualizado del flujo de efectivo, en muchas ocasiones no se realiza por el tiempo y trabajo que amerita, lo cual deja en desventaja a la empresa.

La integración bancaria con Zoho Books de Web4leads automatiza la gestión del flujo de efectivo al traer cada una hora todos los movimientos de entrada y salida al módulo Banca y así Zoho Books pueda calcular automáticamente el flujo de efectivo y podamos contar todo el tiempo con la información más actualizada posible.

Contar con la información actualizada de flujo de efectivo que brinda la integración bancaria con Zoho Books brinda seguridad en cada decisión de negocios que debas tomar a nivel empresa para tomar las medidas pertinentes y volverse una empresa más atractiva para entidades financieras y proveedores al enfrentar periodos de bajo flujo o cuando se requiere invertir en el mismo negocio.

La integración bancaria con tu cuenta de Zoho Books solo toma unas horas y puedes acceder a una demostración de 7 días sin costo del servicio haciendo clic en el siguiente botón.

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Las plataformas de e-commerce se convierten cada días más en un canal central de ventas para mejorar el posicionamiento de nuestros productos y así vender más. Dentro de las plataformas existentes, una de las preferidas tanto por vendedores como consumidores es Mercado Libre, ya que ofrece seguridad, comodidad y rapidez para quien compra y vende.

Con la finalidad de sacar el máximo provecho de la plataforma de Mercado Libre, en Web4leads desarrollamos una integración entre esta plataforma de ventas y Zoho Books, para que cada vez que se realice una transacción por este medio, de forma automática se genere el DTE de ventas correspondiente y además se pueda realizar el descuento de stock en el inventario.

A continuación te contamos cómo trabaja la integración entre Zoho Books y Mercado Libre:

Una vez que el cliente confirma la compra, Mercado Libre envía los datos de la transacción al vendedor.

Cuando se realiza una venta en MercadoLibre, el sistema crea y emite un DTE con SII en Zoho Books automáticamente a través de una sincronización que se realiza cada una hora. Adicionalmente se crea un registro de cliente con los datos de facturación en caso de no existir aun en Zoho Books. Las ventas realizadas a través de MercadoLibre podrán ser identificadas fácilmente a través del N° de Referencia (dato interno en Zoho Books).

Registro de venta en Zoho Books.

PDF del DTE emitido automaticamente.

De forma automática el sistema envía el DTE por correo al cliente. Si el artículo vendido se registró en Zoho Books y MercadoLibre con un SKU específico, el sistema realizará el descuento de stock correspondiente. Para optimizar la gestión de inventario se puede hacer uso de Zoho Inventory y así poder administrar diversas bodegas y realizar un seguimiento a todo el proceso logístico.

Si quieres conocer más acerca de esta y otras funcionalidades de facturación electrónica en Zoho Books, completa el formulario y te contactaremos a la brevedad.

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Es de suma importancia que la información de nuestro negocio se encuentre protegida ante amenazas externas, pero también es primordial que estemos atentos a posibles problemas que pudiesen generar los miembros de nuestro equipo por el mal uso de las aplicaciones. 

En esta ocasión te queremos explicar cómo se crean roles de acceso para distintos tipos de usuarios y su posterior asignación en Zoho Books.

Crear un rol personalizado.

Para crear un nuevo rol se debe hacer clic en el ícono de Configuración y seleccionar Usuarios y roles.

Hacer clic en la pestaña Roles y luego en Nuevo rol.

Escribir el nombre del nuevo rol, su descripción y marcar la casilla Este rol es para usuarios contables si es que corresponde.

A continuación podremos configurar los distintos módulos de Zoho Books. Podremos entregar acceso total al módulo o limitar en base a visualización, creación, edición y eliminación. Dependiendo del módulo también podremos configurar la aprobación o asignación.

Para configurar el acceso a las configuraciones de Zoho Books se debe ir a la sección  de Parámetros. Desde aquí se puede controlar el acceso de los distintos usuarios a las configuraciones  realizadas (configuración general de la empresa, campos personalizados, botones, automatizaciones, etc.)

Una vez que se hayan configurado los distintos accesos del nuevo rol se debe hacer clic en Guardar.

Asignar un rol a un usuario

Para asignar un rol a un usuario se debe hacer clic en el ícono de Configuración y seleccionar Usuarios y roles.

En Todos los usuarios se debe hacer clic en el ícono de configuración en el usuario correspondiente. 

Hacer clic en Editar.

Seleccionar el rol que se desea asignar al usuario en el campo Rol y hacer clic en Guardar.

Con el procedimiento que recién revisamos podremos mantener más segura nuestra información y evitar modificaciones indeseadas en la configuración de nuestra cuenta de Zoho Books. Esperamos te sea de gran utilidad esta información.

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Normalmente nuestra empresa emite facturas de venta y recibe DTEs de proveedor, pero ¿qué pasa cuando  algunos de nuestros proveedores no tienen la capacidad de emitir una factura para respaldar la compra que estamos realizando? Es ahí cuando se hace necesario poder emitir una factura de compra para poder declarar esa transacción.

Pensando en facilitar cada día más las tareas relacionadas con la facturación, ahora en Zoho Books habilitamos la funcionalidad que permite emitir facturas de compra con SII y sin costo adicional al plan de facturación electrónica contratado.

El proceso es sencillo y rápido. Tal como si crearás una factura de venta, en este caso, se crea una factura de proveedor con los datos del vendedor y productos o servicios adquiridos y luego simplemente se emite haciendo clic en un botón.

Si deseas conocer más acerca de esta y otras funcionalidades acerca de facturación electrónica en Zoho Books, puedes completar el siguiente formulario y te contactaremos a la brevedad.

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En el artículo anterior pudiste conocer el método para visualizar el estado actualizado de SII, acuse comercial y acuse de mercadería directamente en Zoho Books. En esta ocasión queremos que aprendas a sacar más provecho de esta funcionalidad creando un flujo de trabajo que se activa cuando el estado de uno de estos campos cumple con un criterio en específico.

A modo de ejemplo, crearemos un flujo de trabajo que nos notifica con un correo electrónico cuando una factura no es aceptada por SII. El mismo procedimiento aplicará para crear otros flujos que nos notifiquen por correo cuando un campo se actualice con un criterio determinado.

Creación de plantilla de correo electrónico.

Para crear la plantilla de correo se debe hacer clic en el ícono de Configuración y seleccionar Preferencias.

Hacer clic en Correos electrónicos y luego en +Nuevo.

Escribiremos el nombre de la plantilla. Seleccionaremos la dirección de correo desde la que se enviarán las notificaciones y escribiremos el asunto. Adicionalmente podremos determinar que el correo se envíe con copia a un correo en específico.

Escribiremos el contenido de la plantilla de correo electrónico. Para que la plantilla tome los datos del registro de DTE y cliente correspondiente se debe situar el puntero donde queremos poner la información, hacer clic en Insertar marcadores y seleccionar el campo correspondiente. Al enviarse el correo el marcador será reemplazado con la información del campo correspondiente. Una vez creada la plantilla se debe hacer clic en Guardar.

Creación de Alerta de correo electrónico.

Para crear la alerta de correo electrónico se debe hacer clic en el ícono de Configuración y seleccionar Preferencias.

Hacer clic en Automatización, luego en Alertas por correo electrónico y luego en +Nueva alerta de correo electrónico.

Escribiremos el nombre de la alerta de correo electrónico. Seleccionaremos el módulo con el que se vincula la alerta, en este caso Factura. Seleccionar la dirección desde la que se enviará el correo. En Plantilla de correo electrónico se debe seleccionar la plantilla que creamos en el paso anterior. Seleccionaremos los destinatarios del correo, en este caso se seleccionó como destinatario al usuario que creó el DTE. Adicionalmente se pueden agregar otros destinatarios en Destinatarios adicionales, esto último es de utilidad para enviar a direcciones de correo que no están asociadas a un usuario de Zoho Books. Por último se debe hacer clic en Guardar.

Creación de regla de flujo de trabajo

Para crear la regla de flujo de trabajo se debe hacer clic en el ícono de Configuración y seleccionar Preferencias.

Hacer clic en Automatización, luego en Reglas del flujo de trabajo y luego en +Nueva regla del flujo de trabajo.

Escribir el nombre de la regla de flujo de trabajo, seleccionar el módulo correspondiente, en este caso Factura y opcionalmente escribir una descripción del flujo de trabajo que estamos configurando. Luego se debe hacer clic en Siguiente.

En Tipo de flujo de trabajo se debe seleccionar Basado en eventos. Marcaremos la casilla Editado. En Ejecutar el flujo de trabajo cuando se debe seleccionar Cuando se actualizan cualquier campo seleccionado y luego seleccionar el campo correspondiente, en este caso Glosa Estado SII que es el campo que contiene la información de aceptación por parte de SII. Luego se debe hacer clic en Siguiente.

Para filtrar los activadores, en este caso determinaremos que se active cuando el campo Glosa Estado SII contenga No Recibido por el SII (es posible agregar otros criterios haciendo clic en +Agregar criterios). Se debe marcar la casilla Solo una vez y luego hacer clic en Siguiente.

En TIPO se debe seleccionar Alertas por correo electrónico. En NOMBRE se debe seleccionar la alerta por correo electrónico que se creó en el paso anterior. Por último se debe hacer clic en Guardar.

Con el procedimiento recién realizado comenzaremos a recibir notificaciones por correo cada vez que alguno de nuestros DTEs tenga un rechazo o aplicar el mismo procedimiento para otro tipo de notificaciones de nuestro interés.

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Con las diversas tareas que debemos completar día a día, se hace cada vez más complejo hacer un seguimiento constante a los distintos DTEs que emitimos, por lo que no siempre detectamos a tiempo posibles rechazos de SII o reparos en los acuses comerciales  de mercadería. No identificar oportunamente estos problemas se traduce en un desorden general con respecto a los documentos emitidos, posibles problemas con SII y retrasos en los pagos de nuestros clientes.

Para facilitar la tarea de seguimiento y agilizar los procesos de tu negocio, ahora en Zoho Books se puede contar con la información actualizada de estado por parte de SII y de acuse comercial y mercadería de cada DTE de forma actualizada y así resolver cualquier tipo de inconveniente de forma expedita.

La funcionalidad es totalmente automatizada y tras la emisión de un DTE el sistema va realizando consultas constantes durante 8 días al SII para conocer las posibles actualizaciones con respecto a cada DTE.

La información puedes visualizarla al acceder a cada uno de los registros de DTEs que hayas emitido.

O de diversos documentos a través de la vista general de cada módulo o vistas creadas especialmente para identificar posibles inconvenientes en los DTEs emitidos.

Esperamos te sea de gran utilidad esta funcionalidad para mantener en orden todas tus compras.

Esperamos te sea de gran utilidad esta funcionalidad para mantener un control más eficiente de los DTEs que emite tu empresa.

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Así como es importante que tengamos el control acerca de los DTEs que emitimos, también es de suma importancia que podamos contar con toda la información de los DTEs que nos emiten nuestros proveedores para realizar una administración óptima de los gastos de nuestra empresa.

Para facilitar esta tarea, Web4leads cuenta con un sistema que genera de forma automática los registros de facturas y notas de crédito que nuestros proveedores emiten por compras realizadas.

El sistema funciona en dos fases:

1.  En una primera instancia se genera el registro del DTE en Zoho Books con los datos de facturación del proveedor, monto total del DTE y folio, con lo cual ya se podrá realizar acuse comercial y de mercadería. En esta primera etapa no se podrá conocer el detalle de los productos y cantidades ya que la información es entregada por el Servicio de Impuestos Internos (que es la fuente de la información en esta etapa), quienes no cuentan con esos detalles. Para hacer uso de esta funcionalidad es necesario que la contraseña de SII se encuentre actualizada en la plataforma de facturación.

2.  Una vez que el proveedor envíe el XML a nuestra casilla de recepción, se cargarán los detalles de los ítems y ahora sí será posible conocer los productos o servicios y sus respectivas descripciones, cantidades y valores. También se podrá acceder al PDF, el cual queda adjunto al registro de DTE. 

Esperamos te sea de gran utilidad esta funcionalidad para mantener en orden todas tus compras.

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