Técnicamente, desarrollar una aplicación con Zoho Creator es muy sencillo como revisamos en el artículo “Zoho Creator: desarrolle usted mismo aplicaciones personalizadas para su negocio”, pero debe tener claro qué tipo de aplicación necesita. Antes de comenzar a desarrollar una aplicación con Zoho Creator le recomendamos hacerse cinco preguntas:
- ¿Qué necesita para desarrollar esa aplicación?
Comience por definir el tipo de proceso que usted desea automatizar, como la gestión de inventario, el flujo de ventas o un conjunto de diversos procesos. Teniendo definido el proceso se deben describir los pasos involucrados dentro del proceso para luego determinar que tareas se deben automatizar, teniendo en cuenta los diversos perfiles de usuarios dentro de la empresa con sus respectivas necesidades.
Por ejemplo, si se está construyendo una aplicación para poder administrar los pedidos, el proceso normalmente consistiría en la creación, modificación y cancelación de pedidos, junto con el registro de entrada y salida de productos y el registro de los pagos. Los grupos de usuarios podrían ser los encargados de inventario, atención al cliente, equipo de despacho, Ventas, etc.
- ¿Qué tipo de información requiere?
Debe aclarar los tipos de formularios y campos que requerirá su información, los que van a depender directamente del rubro de su empresa y el proceso que desee automatizar. En este punto se deben estimar todas las variables que están involucradas en el proceso, como cliente, producto, cantidad, etc.
- ¿Cómo se encuentra la información relacionada entre sí?
Ya identificado el tipo de información se debe asignar la relación que existe entre los diversos campos. Volviendo al primer ejemplo, ciertos campos pudiesen estar exclusivamente relacionados con otros como un producto y su código de identificación o con más de uno, como un cliente y los pedidos asociados a él.
- ¿Cuáles son las reglas y lógica de negocios?
La construcción de la aplicación se debe realizar sobre la base de los procesos de su negocio. Es importante que se tenga en cuenta cada uno de los flujos que están involucrados en el proceso a automatizar como aprobaciones, recordatorios, consultas, etc. En el ejemplo de la administración de pedidos se puede establecer como regla que un pedido solo puede ser emitido si es que se encuentra íntegramente en el inventario.
- ¿Qué tipo de informes requiere?
En la mayoría de procesos que quiera automatizar será necesaria la medición de resultados a través de reportes, tanto para el análisis, como para compartir con los demás colaboradores. En este punto se recomienda planificar de la mejor manera posible la representación de los datos disponibles, la frecuencia con que se crearán los informes y quienes tendrán acceso a la información.
El planeamiento del desarrollo, por ejemplo, a través de un diagrama de flujo, permitirá resultados óptimos en el funcionamiento de la aplicación y que de paso tenga un alto grado de usabilidad, ya que la aplicación debe estar desarrollada cuan intuitiva sea posible para todos los usuarios del negocio.