En el artículo anterior pudiste conocer el método para visualizar el estado actualizado de SII, acuse comercial y acuse de mercadería directamente en Zoho Books. En esta ocasión queremos que aprendas a sacar más provecho de esta funcionalidad creando un flujo de trabajo que se activa cuando el estado de uno de estos campos cumple con un criterio en específico.
A modo de ejemplo, crearemos un flujo de trabajo que nos notifica con un correo electrónico cuando una factura no es aceptada por SII. El mismo procedimiento aplicará para crear otros flujos que nos notifiquen por correo cuando un campo se actualice con un criterio determinado.
Creación de plantilla de correo electrónico.
Para crear la plantilla de correo se debe hacer clic en el ícono de Configuración y seleccionar Preferencias.
Hacer clic en Correos electrónicos y luego en +Nuevo.
Escribiremos el nombre de la plantilla. Seleccionaremos la dirección de correo desde la que se enviarán las notificaciones y escribiremos el asunto. Adicionalmente podremos determinar que el correo se envíe con copia a un correo en específico.
Escribiremos el contenido de la plantilla de correo electrónico. Para que la plantilla tome los datos del registro de DTE y cliente correspondiente se debe situar el puntero donde queremos poner la información, hacer clic en Insertar marcadores y seleccionar el campo correspondiente. Al enviarse el correo el marcador será reemplazado con la información del campo correspondiente. Una vez creada la plantilla se debe hacer clic en Guardar.
Creación de Alerta de correo electrónico.
Para crear la alerta de correo electrónico se debe hacer clic en el ícono de Configuración y seleccionar Preferencias.
Hacer clic en Automatización, luego en Alertas por correo electrónico y luego en +Nueva alerta de correo electrónico.
Escribiremos el nombre de la alerta de correo electrónico. Seleccionaremos el módulo con el que se vincula la alerta, en este caso Factura. Seleccionar la dirección desde la que se enviará el correo. En Plantilla de correo electrónico se debe seleccionar la plantilla que creamos en el paso anterior. Seleccionaremos los destinatarios del correo, en este caso se seleccionó como destinatario al usuario que creó el DTE. Adicionalmente se pueden agregar otros destinatarios en Destinatarios adicionales, esto último es de utilidad para enviar a direcciones de correo que no están asociadas a un usuario de Zoho Books. Por último se debe hacer clic en Guardar.
Creación de regla de flujo de trabajo
Para crear la regla de flujo de trabajo se debe hacer clic en el ícono de Configuración y seleccionar Preferencias.
Hacer clic en Automatización, luego en Reglas del flujo de trabajo y luego en +Nueva regla del flujo de trabajo.
Escribir el nombre de la regla de flujo de trabajo, seleccionar el módulo correspondiente, en este caso Factura y opcionalmente escribir una descripción del flujo de trabajo que estamos configurando. Luego se debe hacer clic en Siguiente.
En Tipo de flujo de trabajo se debe seleccionar Basado en eventos. Marcaremos la casilla Editado. En Ejecutar el flujo de trabajo cuando se debe seleccionar Cuando se actualizan cualquier campo seleccionado y luego seleccionar el campo correspondiente, en este caso Glosa Estado SII que es el campo que contiene la información de aceptación por parte de SII. Luego se debe hacer clic en Siguiente.
Para filtrar los activadores, en este caso determinaremos que se active cuando el campo Glosa Estado SII contenga No Recibido por el SII (es posible agregar otros criterios haciendo clic en +Agregar criterios). Se debe marcar la casilla Solo una vez y luego hacer clic en Siguiente.
En TIPO se debe seleccionar Alertas por correo electrónico. En NOMBRE se debe seleccionar la alerta por correo electrónico que se creó en el paso anterior. Por último se debe hacer clic en Guardar.
Con el procedimiento recién realizado comenzaremos a recibir notificaciones por correo cada vez que alguno de nuestros DTEs tenga un rechazo o aplicar el mismo procedimiento para otro tipo de notificaciones de nuestro interés.