Día a día nos enfrentamos a la interminable (pero indispensable) misión de revisar y leer nuestros correos electrónicos recibidos. Algunos son muy importantes, otros requieren seguimiento, también están los que se convierten en referencias para los negocios y los recordatorios, pero lamentablemente la mayoría no tiene valor alguno. Publicidad, suscripciones que ni siquiera recordamos que hicimos, SPAM, notificaciones de redes sociales, etc., son las encargadas de enterrar aquellos correos que nos interesan bajo capas de correo irrelevante.
Pensemos en cierto ejecutivo de ventas de cierta compañía. Como cada día salta de su cama con la mejor disposición de vender y se enfrenta al horrible tráfico vehicular de la ciudad con todas las expectativas de que será un gran día. Tras beber rápidamente su taza de café matutina se presta a sentarse en su escritorio y revisar su correo electrónico. Una escena terrorífica se encuentra frente a él. Cientos de correos de diversas procedencias le indican que tendrá que realizar una ardua tarea.
El ejecutivo de ventas empieza a notar que muchos de los correos no tienen mayor relevancia, no ameritan ser leídos por él o simplemente son correo basura, pero lamentablemente no posee un sistema que le permita discriminar entre los correos que tienen importancia real para los negocios y los que podría pasar por alto y que solo nublan la visibilidad de las oportunidades haciendo que este vendedor demore varias horas en esta tarea y con la interrogante de si realmente no dejó alguna oportunidad pendiente de ser vista.
Es en ese momento, cuando el correo se transforma en un depósito inagotable de información sin criterio, ante el agotamiento, terminamos dejando de lado el potencial del correo electrónico como herramienta de negocios. Entonces ¿qué podemos hacer para que nuestros correos importantes dejen de ser agujas y nuestra bandeja de entrada un pajar?
Las labores de un representante de ventas se encuentran incompletas sin una buena administración de los correos electrónicos. Difícilmente podrá generar una comunicación y seguimiento eficiente a las oportunidades que maneja, así también, será bastante difícil que pueda responder de manera oportuna a las consultas que realizan los candidatos y clientes. Si es que ya utiliza una solución CRM, muy probablemente éste asocia los correos electrónicos con su debido emisor o registro, pero aun así, la tarea de buscar los correos de nuestras oportunidades en tiempo real de negocio siguen siendo muy compleja.
Zoho CRM se pone un paso adelante en lo que se refiere a CRM al incluir el complemento Mail Magnet, con el cual transforma a su correo electrónico en un nuevo colaborador en busca de concretar nuevos negocios. Mail Magnet explora la bandeja de entrada de nuestro correo realizando una búsqueda exhaustiva de coincidencias entre sus correos y el CRM y entregando solo notificaciones en tiempo real acerca de aquellos correos que se refieren a registros en Zoho CRM.
Mail Magnet permite que el correo electrónico se administre casi de manera automática, para así podernos enfocar mejor en nuestras tareas y no perder varias horas en el día escarbando en la bandeja de entrada. También podemos configurar fácilmente respuestas automáticas a los correos, realizar tareas de seguimiento, o agregar notas de manera muy sencilla.
El correo electrónico sigue siendo una de las mejores herramientas para llevar a cabo los negocios, pero el hecho de que la información se encuentre tan desordenada y que amerite una gran pérdida de tiempo encontrar material valioso hace que nos terminemos enemistando e incluso odiando al tráfico de correos. Mail Magnet nos permite reconciliarnos con nuestro correo electrónico y sacar su máximo potencial en el menor tiempo, dejándonos más tiempo para las demás labores de venta, y ¿por qué no? también para nosotros mismos.