Web4leads - Blog #información en un CRMWeb4leads - Blog #información en un CRMhttps://www.web4leads.cl/blogs/tag/información-en-un-crmTue, 07 Apr 2026 13:08:44 -0700http://zoho.com/sites/<![CDATA[Ponga fin a la información duplicada y desordenada con Zoho CRM.]]>https://www.web4leads.cl/blogs/post/ponga-fin-la-informacion-duplicada-y-desordenada-con-zoho-crmMantener una base de datos limpia en el CRM es primordial para cumplir con los objetivos de su empresa. No es una tarea que se deba realizar solo en una ocasión, sino que se le debe estar prestando constante atención, de lo contrario se enfrentará a una tarea bastante tediosa en el futuro.]]>

Ponga fin a la información duplicada y desordenada con Zoho CRM.

¿Le ha sucedido alguna vez que al realizar una llamada de seguimiento a un cliente potencial, este le indica que ya se había contactado con él otro vendedor el mismo día? En primer lugar, es una situación bastante vergonzosa, pero ¿dónde se generó tal confusión? Tras verificar, notará que no existe ninguna interacción indicando que se llamó al contacto. Lo más probable es que nos encontremos ante un contacto duplicado que fue también asignado a otro vendedor.

La información inexacta o incompleta en un CRM solo dificulta el trabajo de Ventas y el rendimiento de Marketing. Es probable que muchos de sus contactos hayan cambiado su número telefónico, dirección de correo electrónico o incluso ya no trabajan en la misma empresa, lo que resulta en una acumulación de datos redundantes e incompletos en el CRM. Entonces, ¿cómo podría mantener una base de datos limpia en un CRM? Le entregaremos cinco consejos para mantener su CRM bajo control y además ahorrar tiempo y malos ratos.

Mantenga la información completa.

En primer lugar debe conocer que tan completos están los datos, ya que la información incompleta es una pésima señal con respecto a la calidad de los datos en un CRM. Los CRM poseen numerosos campos obligatorios para llenar y a los vendedores les agrada poco esa tarea. Para enfrentar este problema lo mejor que puede hacer es solo establecer los campos primordiales como obligatorios, tales como nombre, correo electrónico, números de teléfono y dirección. Con respecto a los demás campos, es igualmente importante que motive positivamente al equipo de ventas a que completen la información, pero antes de eso, empezar por lo fundamental.

Evite el ingreso de contactos o candidatos duplicados.

Ya que la dirección de correo electrónico es única para cada individuo, puede usar ese dato para realizar un truco muy útil para poder evitar los registros duplicados. Para hacer este ejercicio debe realizar una comparación de la dirección de email de los contactos. Zoho CRM posee una herramienta para corroborar si ya existe un registro que se acaba de agregar y así no tenerlos que revisar de manera manual, lo cual probablemente no tenga buen puerto.

Fusione la información de los registros duplicados.

Evitar totalmente el ingreso de duplicados es una tarea bastante compleja, ya que los registros se generan de diversas maneras, ya sea por ingreso manual, formularios web, importación de base de datos, etc. Por ende es probable que esté pensando en borrar un duplicado sin percatarse que la información que posee no es idéntica. Pensemos en dos registros que poseen un mismo correo electrónico, nombre y están asociados a una misma empresa, no obstante, uno de los registros posee un número telefónico o dirección que no se encuentra en el otro. Puede ser una situación bastante frustrante y engorrosa si no se cuenta con las herramientas necesarias. Antes de llegar a borrar ciegamente uno de los registros y perder información  que podría ser de utilidad en algún momento, puede usar la herramienta de combinación de información con que cuenta Zoho CRM.

Establecer un breve manual de estilo y convenciones.

La automatización que ofrece Zoho CRM realiza gran parte del trabajo, pero la labor humana es esencial para que exista calidad en los datos ingresados. Una manera de hacer que el ingreso de datos sea una tarea sencilla y que se mantenga la coherencia, es mediante la instauración de un manual de estilo. Por ejemplo, supongamos que en el campo región un usuario escribe Quinta Región, otro Región de Valparaíso y otro V Región, haciendo que los filtros no funcionen correctamente.

Para evitar este problema se recomienda que exista un manual a nivel empresa para generar ciertos estándares como la dirección, nombres de empresas, etc. Un formato estandarizado para el ingreso de datos ayuda a generar informes y registros fáciles de filtrar basados en criterios exactos. Otra solución a esta problemática es el uso de valores predefinidos desplegables en Zoho CRM.

Establezca criterios de seguridad de los datos.

Como los datos provienen desde distintas fuentes y muchos usuarios pueden acceder a ellos, mantener una base de datos ordenada se torna complejo como indicamos anteriormente. Una buena práctica es restringir la información a la que pueden acceder o editar los diversos usuarios del CRM en la empresa. De esta manera, los usuarios solo podrán acceder a la información que les es importante para sus funciones dentro de la organización.

Mantener una base de datos limpia en el CRM es primordial para cumplir con los objetivos de su empresa. No es una tarea que se deba realizar solo en una ocasión, sino que se le debe estar prestando constante atención, de lo contrario se enfrentará a una tarea bastante tediosa en el futuro.

4 razones de porqué el software CRM de Zoho, es el más seguro a la hora de proteger tus datos 

  1. Cumplimiento de normativas: Zoho CRM cumple con normativas internacionales de seguridad de datos, garantizando que los datos de los clientes estén protegidos de acuerdo con las leyes vigentes de cada país. 
  2. Cifrado de datos: Zoho CRM utiliza cifrado de datos de nivel empresarial para proteger la información confidencial de los clientes, asegurando que los datos estén seguros y protegidos de accesos no autorizados.
  3. Control de acceso: Zoho CRM ofrece opciones avanzadas de control de acceso, que permiten a las empresas definir roles y permisos específicos para cada usuario, asegurando que solo las personas autorizadas puedan acceder a la información confidencial de los clientes.
  4. Auditoría de datos: Zoho CRM proporciona herramientas de auditoría de datos que permiten a las empresas realizar un seguimiento de quién accede a la información y qué cambios se realizan en la misma, garantizando la transparencia y la integridad de los datos.
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