Con Zoho CRM ahora puedes gestionar de forma automatizada las llamadas realizadas por tu equipo de ventas. Es tan sencillo, que bastará simplemente con hacer clic, para que por detrás Zoho CRM realice todo el trabajo: actualización de campos, creación de tareas, envío de correos, conversiones, comunicación con aplicaciones de terceros y mucho más.

Todo esto es posible con la nueva interfaz de Zoho CRM para crear procesos automatizados, que se llama Blueprint, con la cual se pueden diseñar de manera gráfica diversos procesos que cubran los requerimientos de nuestro negocio.

En esta ocasión te queremos mostrar como con Blueprint se pueden crear una solución para la gestión de llamadas telefónicas comerciales. Con simplemente hacer unos clics Zoho CRM realiza todo el trabajo pesado, repercutiendo en ejecutivos mucho más eficientes y que trabajen con una herramienta que realmente les facilita su trabajo.

Normalmente un ejecutivo junto a cada llamada realizada tiene que  actualizar campos, enviar correos, crear tareas, registrar la llamada, mantener un seguimiento constante a cada uno de los registros con la finalidad de crear nuevas oportunidades de negocio, etc. ¿Cuánto tiempo significa esto por cada registro? Es demasiado. Muchas veces los ejecutivos se quejan de que gastan más tiempo en realizar las acciones relacionadas con la llamada (normalmente una vez que esta haya terminado) y no tener tiempo para conocer mejor los requerimientos del posible cliente.

Con una gestión telefónica automatizada los ejecutivos pueden realizar todas las acciones mientras se encuentran en línea con el posible cliente, pudiendo enfocarse en los requerimientos y en las posibles ofertas que pueden ofrecer.

Esta automatización es muy intuitiva, ya que está basada en las acciones típicas de los ejecutivos y en cómo se va desarrollando una llamada. Por ejemplo, al momento de que le contesten simplemente debe hacer clic en Contesta (o No contesta), actualizando el estado de posible cliente, luego seleccionar si es el titular o un tercero y en cada caso se crearán tareas para un nuevo contacto o se nos solicitará información adicional con respecto al posible cliente para pasar al proceso de conversión.

Es importante destacar, que como cada empresa tiene un proceso comercial distinto, todas las automatizaciones pueden ser personalizadas a las necesidades de la organización, teniendo completa libertad en cuanto a los botones y transiciones que automatizarán los estados, alertas, tareas y gatillar webhooks para crear acciones en aplicaciones de terceros.

Gestionar las llamadas con un proceso diseñado en Blueprint es tan sencillo que cuesta explicarlo en palabras, quizás sea mucho más fácil que lo puedas visualizar en el siguiente video.

Con Zoho CRM además de poder facturar electrónicamente, puedes gestionar todos tus pagos de manera muy sencilla y organizada.

Con el módulo de pagos se pueden registrar rápidamente todos los pagos asociados a la factura correspondiente al mismo tiempo en que se actualizan los campos de manera automática.

Adicionalmente con el módulo de pagos se pueden gestionar las cobranzas de la empresa, tanto para pagos que están prontos a vencer como a pagos atrasados a través del envío automático de correos electrónicos.

Te invitamos a ver el siguiente video para que compruebes cómo trabaja el módulo de pagos en Zoho CRM.

https://vimeo.com/190718939

La facturación electrónica es hoy una necesidad para todas las empresas, es por eso que en Web4leads integramos la facturación electrónica con Zoho CRM, para que desde la misma aplicación en que gestionas las relacionas con tus clientes, puedas cerrar el proceso de ventas con la emisión, envío y almacenamiento de facturas electrónicas.

La integración con facturación electrónica, adicionalmente valida el RUT de la empresa y obtiene de manera automática los datos de facturación como la razón social, dirección, giro, etc. con la información de Servicio de Impuestos Internos.

Te invitamos a ver el siguiente video para que compruebes lo sencillo y rápido que es facturar con Zoho CRM:

https://vimeo.com/189046359

El enfoque actual de las empresas con respecto a la generación de candidatos va dirigido hacia la calidad y no la cantidad, haciendo que prime la eficiencia y la optimización, pero para poder trabajar con  candidatos de calidad para la empresa es necesario integrar los procesos de gestión de clientes potenciales junto con el análisis inteligente de los datos.

En el artículo “Optimice su ciclo de ventas con el análisis histórico de su CRM”, revisamos brevemente la importancia del análisis histórico de las etapas de venta. En esta ocasión analizaremos la temática con mayor profundidad para explicar el método con el que se realizan este tipo de análisis.

La generación y conversión de candidatos constituyen los  pilares fundamentales de cualquier práctica relacionada con la gestión de clientes potenciales. El equipo de Marketing es el encargado de generar los candidatos, para que luego el equipo de Ventas convierta a los candidatos calificados de Marketing en prospectos de venta.

Los candidatos de calidad son los que tienen mayores probabilidades de convertirse en oportunidades de negocio para la empresa, es por eso que al analizar los datos de los clientes potenciales para poder actuar sobre los resultados es posible optimizar en gran medida el proceso de gestión. A continuación vamos a conocer como Zoho CRM y Zoho Reports nos permiten realizar un mejor análisis con respecto a la gestión de clientes potenciales, para así poder obtener mejores resultados en nuestra conversión de candidatos.

Informes de generación de candidatos

Vamos a comenzar con el conteo de candidatos por periodo. El informe con respecto a la generación mensual de candidatos refleja la capacidad que tiene un negocio para poder generar nuevos cliente potenciales. Cualquier resultado que sea demasiado bajo o alto con respecto al promedio ameritará una inspección para desechar ciertas prácticas o analizar qué es lo que da mejores resultados, según sea el caso.

Candidatos generados por mes.

Es muy probable que tú o alguien del equipo haya enviado el mismo correo dos veces a un mismo cliente o que un mismo prospecto haya sido asignado a dos integrantes de la fuerza de ventas en la organización generando molestias dentro del equipo y una mala primera impresión en el prospecto. Situaciones como estas son producto de los molestos datos duplicados dentro de la base de datos de nuestro CRM, un problema que termina repercutiendo en mala gestión y por ende en una disminución de ingresos.

Entendemos un registro duplicado cuando dos o más registros se refieren al mismo posible cliente, contacto o cuenta con datos parcial o completamente iguales. Estos pequeños errores terminan costando bastante caro para la empresa, ya que generan:

• Mayor consumo de recursos.
• Mayor costo de mantenimiento de la información.
• Mayores tasas de desuscripción.
• Menor satisfacción y retención de clientes.
• Informes inválidos.
• Productividad reducida
• Pérdida de ingresos.

Los puntos anteriores muestran que los duplicados son algo que debe ser completamente erradicado de una organización para que exista un desempeño eficiente, para lo cual debemos buscar una solución que evite que se generen y limpiar los actuales registros duplicados.

Prevención.

El aspecto más importante para evitar que se generen nuevo registros duplicados es poder identificar aquellos campos en los que no debe existir información duplicada, como el número de teléfono, correo electrónico, RUT, etc. Zoho CRM permite configurar determinados campos para prevenir la creación de duplicados, de esta manera, cuando un usuario está a punto de duplicar un registro, el sistema no se lo permitirá en base a los campos previamente configurados como únicos.

La solución a los duplicados existentes.

Para lidiar con los registros duplicados ya presentes en la base de datos, Zoho CRM presenta la función de deduplicar. Para utilizar esta opción simplemente se deben seleccionar los campos en base a los cuales se hará la búsqueda de duplicados y configurar los criterios de fusión de registros para obtener un registro con los mejores datos, proceso que es realizado en segundo plano.

La deduplicación en Zoho CRM solía ser un proceso relativamente manual en que se iba trabajando de uno en uno cada duplicado, lo que a pesar de ser una solución, quitaba mucho tiempo en la administración de la información. Hoy el proceso se puede aplicar de forma masiva y solo se realizará la deduplicación manual cuando Zoho CRM detecte conflictos. En base a los criterios configurados se obtendrán registros fusionados que sacan lo mejor de cada uno de los registros anteriormente duplicados.

En resumen, Zoho CRM brinda una solución completa y eficiente para combatir los duplicados a través de la prevención de los mismos con los campos únicos y el tratamiento a los duplicados existentes a través del proceso masivo de deduplicación.

Con Zoho CRM puedes crear notas adhesivas dentro de la misma aplicación para apuntar toda tu información importante de forma rápida y sencilla, pudiendo olvidar papelitos pegados en la pantalla o el uso de otras aplicaciones.

A pesar de su pequeño tamaño, los post-it o notas adhesivas son uno de los elementos más útiles e imprescindibles en el trabajo de oficina, ya que permiten apuntar información de forma rápida y dejarla a la vista para su uso posterior.

Todos quienes hayamos usado post-it sabemos que funcionan y esto se da porque:

• Al no coincidir con el entorno y verse desordenada, nuestro cerebro quiere que desaparezca lo antes posible, lo que las transforma en un lugar ideal para apuntar pequeñas tareas e información de uso inmediato.
• Al ser coloridos, son llamativos y cada color se puede asignar mentalmente a un tipo de idea.
  
• Pueden usarse como la representación de mensajes de una persona a otra, dando importancia al receptor del mensaje.

Empresas como Google o Microsoft han creado sus propias soluciones de post-it de forma digital, pero se limitan a ser usadas solamente dentro la propia plataforma, por lo que pierden valor para un usuario que está enfocado gran parte del día en su CRM.

Ante la importancia de las notas adhesivas en el trabajo diario, es que ahora están disponibles dentro de Zoho CRM en todas sus versiones de licencia.  Basta simplemente con hacer clic en el ícono de notas para poder visualizar las que ya hemos escrito o crear una nueva, teniendo la posibilidad de asignar colores a las notas.

Adicionalmente dentro de una nota adhesiva en Zoho CRM podemos configurar una tarea relacionada con la nota.

¿Cómo acceder a las notas en Zoho CRM?

Para crear una nueva nota adhesiva se debe hacer clic en el ícono que se muestra en la imagen (que también sirve para visualizar las notas previamente creadas) y luego en +, ambos ubicados en el extremo inferior derecho de la pantalla.

Para configurar un recordatorio en la nota adhesiva se debe hacer clic en el ícono de reloj en la nota y seleccionar la hora y fecha para el recordatorio.

También se puede cambiar el color de las notas, crear listas de selección o acceder a herramientas básicas de edición de texto.

Las notas pueden moverse dentro de toda la pantalla en la ubicación que deseemos manteniendo presionado el botón izquierdo del mouse sobre la parte superior de la nota.

NOTA IMPORTANTE: las notas adhesivas son de gran utilidad en nuestro trabajo diario, especialmente con información de uso inmediato, no obstante, no reemplazan el uso de las notas y tareas relacionadas con los registros.

En el artículo anterior te contamos un poco acerca de Zoho One, la solución completa de negocios para las empresas actuales. Como viste, Zoho One por un costo muy bajo te permite una integración de todas tus aplicaciones. Cabe mencionar que todas las versiones de las aplicaciones que componen Zoho One son de versión Enterprise.

A continuación te mencionamos las aplicaciones que conforman Zoho One.

Ventas

Zoho CRM: un enfoque multicanal para procesos modernos de ventas. Permite realizar la gestión completa clientes, desde la captación hasta el cierre de un negocio.

Zoho Motivator: mejore el rendimiento y compromiso del equipo mediante la ludificación. Crea una competencia sana y estimulante para cada uno de los integrantes del equipo.

Zoho Reports: una plataforma de inteligencia empresarial que proporciona detalles útiles acerca de cada aspecto de la empresa a través de reportes y paneles de control de fácil lectura.

Zoho ContactManager: una pequeña aplicación comercial para gestionar todos sus contactos y ofertas.

Marketing

Zoho SalesIQ: chat en vivo para el sitio web de la organización. Llame la atención de todos los visitantes de su sitio web y conviértalos en clientes mientras conoce el comportamiento e intereses de ellos.

Zoho Campaigns: aplicación de email marketing. Cree, envíe y realice un seguimiento de campañas eficientes por correo electrónico de manera sencilla.

Zoho Social: publique contenido, interactúe con sus seguidores y supervise conversaciones en las redes sociales desde un único lugar al mismo tiempo que identifica los intereses de su público.

Zoho Survey: aplicación de encuestas en línea. Cree encuestas rápidamente y tome decisiones bien fundamentadas mediante la retroalimentación.

Zoho Forms: permite crear formularios web para generar nuevos clientes potenciales y aumentar su participación.

Asistencia

Zoho Desk: servicio de ayuda multicanal que permite priorizar las solicitudes de asistencia y hacer felices a sus clientes. Permite reducir al mínimo el tiempo de respuesta a las solicitudes de sus clientes.

Zoho Assist: permite resolver los problemas de sus clientes de manera remota con soluciones rápidas.

Productividad y colaboración

Zoho Mail: gestor de correo electrónico corporativo libre de publicidad y con host seguro.

Zoho Cliq: mensajería rápida e informal para una mejor comunicación entre diversos equipos de la organización. Permite agilizar las comunicación entre los colaboradores desde una plataforma intuitiva.

Zoho Connect: red social privada para el intercambio de recursos y la discusión de los equipos. Permite que su equipo se comunique a través de una plataforma de interfaz familiar.

Zoho Writer: hábil procesador de texto en línea para trabajo colaborativo. Olvídese de las múltiples y confusas versiones de un mismo documento.

Zoho Sheet: hoja de cálculo colaborativa en la nube tan potente que se preguntará por qué no la usó antes.

Zoho Show: Cree impresionantes muestras de diapositivas en línea con las ideas de varios colaboradores y acceda a ellas desde cualquier lugar para su presentación.

Zoho Showtime: presente muestras de diapositivas a audiencias de cualquier lugar e interactúe con ellos. También funciona con Powerpoint.

Zoho Docs: almacene y comparta archivos y documentos con sus compañeros de equipo, socios, vendedores o clientes desde cualquier lugar.

Zoho Projects: planifique, realice un seguimiento y colabore en proyectos entre equipos para llevar a cabo su trabajo. Comparta la actividad de los proyectos con sus clientes.

Zoho Meeting: sistema de conferencia en línea basado en navegador para realizar demostraciones y presentaciones de forma sencilla.

Zoho Vault: almacene y gestione de manera segura todas las contraseñas de sus equipos. Lleve la seguridad de su información a un nivel superior.

Zoho Notebook: aplicación para tomar notas perfectamente sencilla que mantiene su vida en orden.

Finanzas

Zoho Books: intuitivo software de contabilidad en línea para analizar el estado de su empresa.

Zoho Invoice: reciba sus pagos más rápido con facturas profesionales que reflejen su marca. Gestione facturas y almacénelas de manera eficiente.

Zoho Subscriptions: cóbreles a sus clientes mediante una suscripción o de manera recurrente.

Zoho Expense: convierta los recibos en informes de gastos para una rápida aprobación.

Zoho Inventory: sistema centralizado de gestión de inventario para canales distribuidos de venta como tiendas minoristas, tiendas en línea o mercados como Amazon o eBay.

Zoho Checkout: solución única de pagos en línea única y recurrente.

Recursos Humanos

Zoho People: aplicación centralizada para la administración de sus empleados, incluidas aprobaciones administrativas, gestión de rendimiento y más.

Zoho Recruit: encuentre nuevos talentos para incorporarlos a su empresa. Diseñado para reclutadores locales y agencias de empleo.

Proceso comercial

Zoho Creator: convierta procesos únicos en aplicaciones personalizadas con una plataforma de rápido desarrollo.