Web4leads
Casos de éxito >>

   Casos de éxito de Web4leads 

     Cliente: Masterwise

Masterwise es una empresa dedicada a la comercialización de material educativo tanto para empresas como particulares.  Una empresa  que siempre está pensando en sus clientes, actualizando e implementando tecnologías para brindar  la mejor atención y resolver de manera rápida, las necesidades de  nuectros clientes, como así también de nuestro equipo de trabajo.

En Web4leads, siempre nos esforzamos por ayudar a nuestros clientes a superar los distintos retos a los que se enfrentan. Recientemente, pudimos ayudar a uno de nuestros clientes a resolver varios problemas que estaban teniendo con su proceso de facturación.

 El cliente contaba con una integración de Zoho Books para la facturación electrónica en el SII, sin embargo, no era una solución óptima, ya que implicaba muchos procesos manuales para la facturación, lo que generaba una gran pérdida de tiempo y se convertía en algo tedioso para el personal de Masterwise

Principales problemas detectados en el sistema de facturación en Zoho Books:

1.- Con la integración anterior de facturación electrónica con Zoho Books, los usuarios debían salir de Zoho Books para crear notas de crédito o notas de débito, lo cual se traducía en perdida de tiempo y errores de tipeo recurrentespara.
2.- Dificultad en el ingreso de las referencias de las facturas como las órdenes de compra.
3.-El procesamiento de DTEs ralentizaba las tareas de facturación, ya que cada uno tardaba alrededor de 30 segundos.
4.- Tanto los PDF como XML no quedaban adjuntos al registro de factura, lo que obligaba a ir a buscarlos al sistema de facturación y ser adjuntados manualmente.
5.- El número de folio no se actualizaba en Zoho Books, por lo que en ocasiones había que configurar la numeración para tenerla en línea con el correlativo correspondiente en el SII.
6.- No se mostraba la información del estado del DTE, por lo que había que corroborar en el sistema de facturación si el documento se había emitido correctamente.
7.- Alrededor del 20% de las facturas eran rechazadas por el SII por carecer de las validaciones correspondientes, lo cual era una pérdida de tiempo, ya que se debía rectificar en el facturador electrónico.

 Problemas en integración Shopify: 

1.- Las ventas web mediante sistema e-commerce (Shopify) se creaban en Zoho Inventory gracias a la integración nativa que posee Zoho, pero no traían la información del tipo de documento tributario a emitir ni el RUT, lo cual obligaba a los colaboradores a contactar al cliente para consultar dicha información

 Más recursos y horas de trabajo

2.- Tenían que disponer de dos ejecutivos gestionando las órdenes de venta, quienes clonaban las órdenes de venta para luego editarlas y así cambiar el impuesto a cada producto, ya que venían con un impuesto por defecto llamado Shopify Taxes para convertirlo a IVA. También debían eliminar el cargo de envío en el detalle de los totales para crearlo como una línea de item y así controlar mejor la cuenta contable de los cargos de envío. Ya que se trataba de aproximadamente 400 órdenes de venta al mes que se creaban desde Shopify, tomaba alrededor de 2 minutos por cada orden, lo cual hacía perder 13 horas aproximadamente al mes a los ejecutivos. Aunque este proceso contemplaba mucho tiempo, era imprescindible para mantener registros precisos.

 Pérdida de tiempo

3.- Los documentos tributarios electrónicos para las ventas por Internet pasan por muchos procesos manuales de aprobación como: creación de facturas, entrada de pagos, emisión del DTE, envío al cliente, etc. Lo anterior se traduce en una pérdida innecesaria de tiempo de recursos humanos y colaboradores desencantados de su trabajo por exceso de tareas tediosas.

 Problemas detectados en la integración POS ( point of sale)

1.- Las ventas en tienda física se realizaban con un sistema POS desarrollado en Zoho Creator y cada viernes se debían exportar en archivo XLS para luego importarlas en el sistema de facturación y así emitir el DTE. Luego también era necesario importarlas a Zoho Books para disponer de la data financiera y contable; demasiados procesos y pérdida de tiempo para las ventas realizadas en el punto de venta.

 Inconvenientes con la Factura

2.- No era posible entregar la boleta o factura al cliente al momento de la venta, por lo que se hacía necesario enviarla posteriormente por email.
3.- No era posible gestionar cambios ni devoluciones de productos directamente en el punto de venta.
4.- No se disponía del stock de los productos en tiempo real.

  Soluciones deWeb4leads  

Masterwise utiliza actualmente Zoho One para gestionar sus ventas desde diversos canales:

1- Canal de venta web usando Shopify

2- Canal físico usando aplicación POS desarrollada en Zoho Creator

3- Zoho CRM para gestión de oportunidades de venta que ingresan primero como clientes potenciales desde correos       electrónicos de consulta

4- Redes sociales y llamados telefónicos.

Mejoras en sistema de facturación:

Web4leads dispone de un sistema completo de facturación electrónica, el cual logra mejorar sustancialmente las deficiencias del sistema actual.

1.- Emisión de facturas afectas y exentas, boletas afectas y exentas, guías de despacho, notas de crédito, notas de débito y emisión de facturas de compra sin salir de Zoho Books.
2.- Ingreso de una o más referencias de facturas en el mismo registro de factura en Zoho Books de forma sencilla.
3.- Procesamiento de DTEs en aproximadamente 10 segundos.
4.- El PDF queda adjunto automáticamente tras la emisión y se puede acceder fácilmente al XML.
5.- Tras la emisión del DTE, se actualiza automáticamente el número de registro con el tipo de documento y folio correspondiente.
6.- El estado del DTE se consulta automáticamente al SII tras la emisión, quedando la información en la misma factura en Books.
7.- Los rechazos de facturas es casi nula, gracias a las validaciones que se realizan antes de emitir el documento en SII. Con esto se ahorran dolores de cabeza y pérdidas de tiempo para reprocesar el DTE en SII.

Mejoras a nivel de integración Shopify:

Tras crearse la orden de venta en Zoho Inventory/Zoho Books se procede a realizar una serie de automatizaciones para evitar que el usuario deba realizar manualmente las acciones. Las principales automatizaciones y mejoras son:

 Automatización de información del cliente desde SII

1.- Solicitud de RUT en carro de compras de Shopify. La información ingresada por el cliente en la orden ingresa automáticamente en el registro de contacto de Zoho Books. Al ingresar el RUT, primero se verifica que éste sea válido y si lo es, se consulta RUT directamente en SII para traer los datos de facturación como razón social, giro, etc. Si no es valido, se envía un correo automático al cliente solicitando que rectifique en el formulario web la información. Luego de rectificado el RUT, se actualiza en el registro de cliente en Zoho Books.

  

2.- Se solicita el tipo de documento DTE en carro de compras de Shopify, así la información ingresada por el cliente en la orden, ingresa automáticamente en la orden de venta de Zoho Books, para usarla posteriormente en la factura electrónica.

  

3.- Las órdenes de venta de Shopify son editadas automáticamente para ajustes de impuestos y costos de envío.

  

3.- En el caso de las órdenes pagadas en línea en Shopify, tras crearse la orden de venta en Zoho Inventory (gracias a la integración nativa de Zoho con Shopify), ésta se aprueba automáticamente, se crea la factura en Zoho Books, se emite en SII, se registra el pago automáticamente según el medio de pago usado en Shopify y luego se envía por email el DTE a la casilla de correo del cliente.

  

4.- Para las órdenes pagadas a través de transferencia bancaria, se crea un botón en la orden de venta para procesar automáticamente la factura en Zoho Books, en SII, el registro de pago y el envió del DTE al cliente una vez que se detecta el pago realizado.

Mejoras a nivel de integración con POS (point of sale)

1- Tras crearse una venta mediante el POS, se genera automáticamente una factura en Zoho Books y se emite el DTE en SII. Adicionalmente el cliente puede indicar su dirección de correo para que se le haga envío del PDF del DTE.

 

2.- Se dispone de stock en línea con Zoho Inventory. Al agregar un producto a la venta el sistema chequea en línea la disponibilidad del mismo para ser vendido. Si no existe stock el sistema genera una alerta para el vendedor.

 

3.- Se habilita la gestión de devoluciones y reembolsos. El sistema es capaz de generar una devolución en POS cuando un cliente desea devolver uno o varios productos de una compra, para lo cual se valida si el cliente esta en el plazo de devolución (10 días tras la compra) y el sistema mostrará dos opciones: reembolso o cambio de producto.


En ambos casos se genera una nota de crédito en Zoho Books con reembolso habilitado. Si han pasado mas de 10 días el sistema solo mostrará la opción de usar los créditos para el cambio de producto.

Testimonio 

" Zoho como sistema satisface todas mis necesidades, es muy buen producto y con el soporte de Web4leads puedo trabajar mucho más rápido. 
Gracias a la eficiente vinculación que implementaron entre Shopify y  Facturación electrónica,  ahora puedo 
 trabajar a diario mucho más rápido, tranquilo y tengo  tiempo extra, para brindarle a mis clientes."

Juan Pablo Silva
Gerente Comercial de Masterwise