Mantener un alto nivel de comunicación en el equipo de ventas no es una tarea sencilla, por lo que se nos hace bastante difícil mantenernos informados con respecto a los nuevos negocios a los que acceden y realizan seguimiento los vendedores, así como también estar al tanto de sus ideas con respecto al mejoramiento del negocio.
Los vendedores, por cuestiones de tiempo, no siempre nos pueden informar acerca de cada oportunidad que se les presenta, por lo que en la mayoría de las ocasiones realizan un trabajo en solitario que puede no tener los mejores resultados, por lo que los jefes de ventas se ven obligados a recurrir a maratónicos recorridos por los registros para enterarse de los nuevos negocios. Lo mismo sucede con el planeamiento de estrategias, en donde los vendedores, aquellos que tratan día a día con los clientes potenciales, no se involucran en la planeación de tácticas, ya que no siempre existe la disponibilidad de reunir al equipo de ventas.
Ya no es necesario realizar extenuantes recorridos a través de los registros de cada uno de los integrantes del equipo de ventas para recopilar información acerca de los negocios más lucrativos que están en proceso, ya que podemos realizar un seguimiento automático a cada oferta importante que sea ingresada en el módulo “Fuentes” de Zoho CRM. A través de reglas personalizadas de autoseguimiento podrá ser comunicado en tiempo real en su bandeja de notificaciones de los negocios y actividades de mayor relevancia que se realizan en la empresa. Sin necesidad de botones o de actualizar la página en la que nos encontramos una notificación nos advertirá de que existe un negocio al que se debe dar mayor atención, incluso si solo tenemos conexión a través del teléfono celular.
Cada vez que se ingresa un comentario en el módulo “Fuentes” (notificaciones en tiempo real de actualizaciones) en Zoho CRM, el comentario es añadido de manera automática a las notas del registro y viceversa, para así notificar a los usuarios correspondientes bajo las reglas de relevancia que se hayan estimado convenientes para realizar un seguimiento especial a esa oportunidad.
Esta es una excelente funcionalidad de Zoho CRM, tomando en cuenta que los registros de candidatos, oportunidades y clientes están siendo actualizados de manera constante por diversos usuarios.
El módulo “Fuentes” nos proporciona información muy valiosa para realizar un seguimiento eficiente a cada oportunidad, tanto por los supervisores como los ejecutivos de venta. Lo anterior incide en una mayor productividad y eficiencia por parte del equipo de ventas, ya que se benefician en recibir información relevante en tiempo real por parte de los demás miembros del equipo. Otra cualidad colaborativa de Zoho CRM.
¿Cómo se logra la tan preciada colaboración con el modulo “Fuentes”?
- Brainstorming: a través de una publicación en el módulo “Fuentes”, los integrantes del equipo que estimemos pertinentes, pueden formular comentarios, observaciones e ideas, lo que permite usar las cabezas de varios para generar una gran idea.
- Colaboración entre áreas: supongamos que un vendedor requiere que cierto pedido sea despachado en cierto horario para que sea cerrado un trato, a lo que el área de despachos podría responder rápidamente a la solicitud realizando un esfuerzo adicional para que la venta sea exitosa.
- Notificaciones de tareas en un registro específico: uno de los vendedores acaba de concertar una reunión, a lo que el supervisor puede mostrar su interés por asistir, por considerar que podría facilitar el cierre de la venta. Para informar de ello, bastará con que realice un comentario en la tarea y se sume a esta.
- Compartir archivos: el modulo “Fuentes” nos permite compartir fácilmente documentos, presentaciones, manuales y otro tipo de documentos que puedan ser de utilidad en las labores del equipo.
- Etiquetas a usuarios o grupos: tal como si fuese Facebook (pero con toda la seguridad de Zoho CRM), podemos etiquetar solo a los usuarios correspondientes para una publicación entregando instrucciones o información que solo ellos deben visualizar.
- Creación de grupos según roles: para que la colaboración sea realmente eficiente, la información debe caer solo en aquellos a los que es relevante, de lo contrario estaríamos hablando de pérdida de tiempo en visualización de mensajes para aquellos que no están dentro de un proyecto o labor. Para esto el módulo “Fuentes” nos permite crear grupos ya sea según áreas o proyectos específicos para que podamos mantener una comunicación fluida con respecto a avances, ideas, comentarios, etc.
En síntesis “Fuentes” de Zoho CRM permite:
- Hacer seguimiento especial a aquellos candidatos, contactos, cuentas y otros registros que tengan mayor relevancia.
- Recibir notificaciones en tiempo real cada vez que se agregan tareas o cambios en los registros a los que se hace seguimiento.
- Compartir información, ideas y archivos con el resto del equipo, así como ellos con usted.
La colaboración del equipo de ventas es un aspecto central para obtener buenos resultados, pero la velocidad con que deben moverse los vendedores y el encontrarse gran parte del tiempo en terreno hacen que sea una tarea nada sencilla. El módulo “Fuentes” de Zoho CRM permite mantener una conversación en tiempo real entre todo el equipo con información relevante y notificaciones de las actividades más importantes.