El departamento de ventas es en la mayoría de las empresas el motor de ingresos, es el área que tiene por labor traducir el esfuerzo de todo el equipo en rentabilidad, no obstante, los ejecutivos de venta solo utilizan en promedio un 40% de su tiempo en estar cara a cara con los clientes potenciales, el tiempo restante es consumido por diversas tareas, que son inevitables si es que no se dispone de una solución de negocios poderosa como el CRM.
A continuación le dejo 5 maneras con que su empresa puede aumentar considerablemente su productividad simplemente utilizando un CRM.
- Asegurar candidatos calificados y listos para la venta.
Día a día muchas empresas desperdician un montón de tiempo de los vendedores con candidatos que aún no se encuentran calificados para la venta, producto de ello, los representantes de venta tienen que trabajar uno a uno con cada candidato sin poderse centrar en las oportunidades más prometedoras.
Para solucionar esta problemática, que es más común de lo que podríamos pensar, se requiere de una estrecha cooperación entre las áreas de ventas y marketing y una definición común de lo que constituye un candidato calificado. Las soluciones CRM pueden contribuir enormemente en la automatización de la evaluación de candidatos (lead scoring) basándose en la interacción que el candidato haya tenido con los diversos canales de la empresa. Por ejemplo, de manera automática con el CRM se puede puntuar a quienes ingresan en nuestro sitio web en base a las acciones que realizan estando allí, determinando una cantidad de puntos a cada acción según una valoración previa.
- Aceleración en generación y envió de mensajes a candidatos.
Los vendedores tienen que enfrentarse día a día al envió de diversos mensajes, especialmente a través del correo electrónico a cada uno de los candidatos con que trabajan, lo cual es una tarea ardua, pero lamentablemente ineludible para mantener una comunicación dinámica. Con el uso de CRM se puede contar con plantillas predefinidas para diversas finalidades como propuestas de ventas, cotizaciones, especificaciones de producto o servicio, etc. En este punto, junto con disminuir considerablemente los tiempos que demoran los ejecutivos de venta en crear el mensaje, se aumenta la calidad notoriamente de lo que se enviará. Este enfoque también permite a las empresas poner a prueba diferentes formatos de plantilla en base al tipo de cliente potencial con el fin de optimizar las tasas de conversión.
- Aceleración de procesos posteriores a la venta.
Una de las mayores preocupaciones de los vendedores tras cerrar un negocio son los procesos que están involucrados tras ese codiciado negocio ganado. Documentación, facturación, logística, despacho, etc., son factores que de no ser eficientes, pueden desencantar rápidamente al cliente. El uso de CRM optimiza y automatiza los procesos posteriores a la venta de manera coordinada entre las distintas áreas al generar tareas según reglas establecidas a todas las áreas involucradas en la venta.
- Visión en 360° de la empresa.
Un gran reto en la gestión de clientes es tener acceso a la información integral del negocio en una plataforma especializada. En el mercado existen otros tipos de software de negocios que cumplen una buena labor en la parte financiera, pero la información que manejan no es de fácil acceso para la fuerza de ventas. El CRM integra información de diversas áreas de la empresa asociándola con un respectivo registro (candidato, contacto, cliente, etc.) para que de manera sencilla los ejecutivos de venta tengan acceso a ella y así transformarse en una herramienta esencial para sus labores.
- Generación automática de informes.
Los ejecutivos de venta pueden llegar a gastar varias horas cada mes en la tarea de realizar informes para que la jefatura pueda evaluar el desempeño, horas que no serán recuperadas y que podrían haberse invertido en una mayor productividad en las ventas.
El uso del CRM genera todos esos reportes de manera automática, añadiendo más tiempo para los vendedores y agregando la inmediatez, profundidad y fiabilidad de la información, con esto los jefes de venta pueden disponer de informes de calidad cuando gusten y los ejecutivos poder desempeñarse al 100% en cerrar nuevos negocios.
Estas son solo 5 formas en que el CRM contribuye a una mayor productividad de ventas, pero existen muchísimas más. En el mundo de las ventas la sumatoria de cada una de estas mejoras en los procesos generan un cambio drástico en la empresa, que se traduce en dos palabras: más ventas.