Seamos realistas, a la mayoría de los vendedores no le gusta para nada la idea de tener que empezar a usar una solución CRM. Les desmotiva el solo pensar en el ingreso manual de datos que está involucrado para actualizarlo. También les asusta la posibilidad de tener que pasar horas haciendo informes con respecto a la información ingresada. Y con más frecuencia, se quejan de que un sistema CRM no es fácil de usar y que consigo solo acarrea trabajo adicional.
Todo lo que se puede achacar a un CRM, en la mayoría de las ocasiones puede ser atribuido a la forma en que fue implementado y es administrado. Así que ¿cómo puede hacer que su sistema CRM sea más amigable con los usuarios?
Le dejamos 3 consejos que pueden ayudar a los representantes de ventas a hacer mejor y más rápido las cosas para transformar el uso del CRM en una gran experiencia:
- Deje de hacer malabarismos entre módulos y obtenga toda la información en una sola página.
Muy a menudo, los vendedores sienten que hay " demasiados clics " para poder ingresar una nueva oportunidad, tarea, o cualquier información relacionada con el registro de un cliente. Ahora ellos pueden poner fin a todos esos problemas mediante la realización de todas las actividades en un mismo lugar. Las acciones rápidas y listas relacionadas en Zoho CRM ayudan a sus representantes de ventas a realizar acciones al instante sin tener que navegar entre diversos módulos.
Acciones rápidas enumera todas las actividades posteriores para un registro de cliente. Digamos por ejemplo que ha añadido una nueva cuenta y desea agregar una nueva oportunidad para esa cuenta. En lugar de navegar al módulo oportunidades, simplemente haz clic en "añadir un nuevo potencial " de la página de cuentas para agregar inmediatamente una oportunidad.
Con listas relacionadas, sus representantes de ventas pueden ver todos los registros asociados con el registro primario. Permite una visión global del negocio y también realizar un seguimiento de todo lo que está sucediendo con cierta oportunidad. Pero, ¿se puede integrar con otras aplicaciones para importar la información al CRM? No hay problema, sólo tiene que escribir sus funciones personalizadas o descargarlas ya listas desde la galería, y así traer fácilmente la información de su aplicación de terceros a Zoho CRM.
- Mucha información VS muy poca información. ¿Cómo lograr un equilibrio?
A nadie le gusta rellenar formularios interminables, menos al equipo de ventas, quienes trabajan siempre contra el tiempo. Una de las quejas más frecuentes de los vendedores es que hay demasiada introducción manual de datos, lo que disminuye su productividad y les distrae de las actividades de venta. Pero con Zoho CRM esta tarea se puede realizar en segundos para permitir que puedan hacer lo que mejor saben, que es vender.
Los formularios de información del cliente en muchas ocasiones tienen campos que no son tan relevantes, pero cuando no se rellenan hacen que la base de datos del CRM parezca hambrienta de información. Al utilizar "formatos de páginas" para mantener los campos de formulario al mínimo los representantes de ventas rellenan sólo la información necesaria y su base de datos de CRM parece completa también.
¿Están todos sus datos en planillas de cálculo? Sólo tiene que importarlos. La mayor parte del personal de ventas retiene la información en planillas de cálculo, porque es fácil, o por lo menos, eso es lo que piensan hasta el momento. Pero en realidad temen al hecho de introducir manualmente esa montaña de información en un CRM. Ahora esto no es un problema. Cada módulo en Zoho CRM tiene una opción de importación que es compatible con diversos formatos de archivo. Así que la próxima vez no se preocupe si posee información en hojas de cálculo, ya que dispondrá de toda la información en su CRM con solo importarla.
Supongamos que un grupo de representantes de ventas se encuentran en una feria comercial y deben ingresar los datos de una pila de tarjetas de presentación. Si no se introduce manualmente en un sistema CRM esa información para así realizarle seguimiento, hay mínimas posibilidades de convertir esos clientes potenciales en oportunidades. Existen dos aplicaciones para smartphone que capturan directamente los detalles de los asistentes y exportan la información directamente a Zoho CRM desde teléfonos; Leads y Card Scanner. Es muy sencillo y rápido. Simplemente escanee el código QR en la tarjeta del asistente, o tome una foto de la tarjeta de visita y Zoho CRM mágicamente se encargará de crear registros con los datos en los campos correspondientes, reconociendo entre nombre, empresa, teléfono, correo, etc. Al mismo tiempo se empezará a realizar un seguimiento de los nuevos candidatos de forma rápida mediante la asignación de un propietario al cliente potencial o enviando un correo electrónico de seguimiento desde la aplicación, al mismo tiempo que todavía se encuentran en la feria.
- ¿Pasa demasiado tiempo en los informes de ventas semanales?
Hacer informes es una actividad que a sus representantes de ventas absolutamente no les gusta. Todos lo saben, pero sin embargo, son necesarios. Con los informes incorporados y módulo de panel de herramientas de Zoho CRM, hacer informes se torna una tarea automática, ya que estos se encuentran incorporados en Zoho CRM, así que toda la información de su base de datos de CRM se refleja en informes que son muy fáciles de leer. No implica ningún tipo de integración ni complejidad, ya que todo lo que los vendedores deben hacer es ir a un reporte estándar y enviarlo a sus jefes. También pueden programar y enviar informes periódicamente por correo electrónico. Con esto se pone fin a las incontables horas desperdiciadas en la elaboración de informes.
La elección e implementación de un CRM es primordial para que todas las áreas de una empresa se vuelvan más productivas. Un CRM trae consigo una nueva manera de trabajo y cuando se posee el CRM correcto los buenos resultados siempre son de esperar.