Cuando deseamos conocer la realidad de nuestra empresa para poder realizar pronósticos con respecto a las ventas y desarrollar estrategias eficientes, la elección de las métricas correctas es un punto clave, eso se debe a que nos proporcionan información analítica que requerimos para asegurarnos que el equipo de ventas está haciendo lo correcto y que nuestro embudo de ventas va por buen camino.
¿Cuáles serían las métricas correctas e indispensables que debiésemos considerar para analizar de la mejor manera el desempeño de nuestro ciclo de ventas?
- Objetivos de ventas.
Es una de las métricas más importante a tomar en cuenta, ya que a través de esta podemos evaluar la verdadera eficiencia del flujo de ventas en base a nuestras expectativas. Con un foco en el objetivo de ventas logramos administrar y analizar si las ventas van por el camino deseado y de no ser así se pueden tomar decisiones con mayor rapidez e incluso de manera proactiva para volver a estar en la pista deseada.
Es muy importante, eso sí, que al momento de determinar los objetivos sepamos lograr el equilibrio perfecto entre el crecimiento de nuestro negocio y la realidad, ya que si determinamos objetivos demasiado ambiciosos que se apeguen poco a la realidad el equipo a nivel general en la empresa se puede desmoralizar.
Teniendo claros los objetivos de venta, el siguiente paso será la medición constante y asegurar que se están cumpliendo las metas y en caso de no ser así, tomar medidas a tiempo.
- Total de clientes potenciales.
Acá consideramos la entrada total de nuestro embudo de ventas. Es un indicador muy fácil de calcular, no obstante, solo será fiel a la realidad si consideramos todas las fuentes de generación de candidatos para el análisis.
Ejemplo de fuentes a considerar para considerar el total de clientes potenciales son:
- Número de visitantes al sitio web.
- Suscripciones a notificaciones.
- Registrados en el sitio web.
- Respuestas a un anuncio de AdWords.
- Asistentes a un seminario.
- Visitas a una tienda.
- Inscripciones en feria comercial.
- Redes sociales.
Es muy importante considerar la mayor cantidad de fuentes, para luego pasar a la tarea de calificación de clientes potenciales.
- Ratio entre clientes potenciales y candidatos calificados.
Esta métrica nos permite conocer la proporción de candidatos que califican para nuestro negocio (según los criterios que hayamos establecido) en base a la totalidad de candidatos. No todos los candidatos son iguales, mientras que algunos pueden haber llenado un registro solo con la intención de recibir información adicional, pero sin ninguna finalidad de comprar, otros se encuentran listos para cerrar. Cuando logramos reconocer el nivel de calificación de un candidato, sabremos con claridad dónde enfocar nuestros recursos de ventas.
¿Cómo se calcula este ratio? Muy sencillo.
- Primero debemos considerar el número total de candidatos y candidatos calificados generados en un mismo periodo de tiempo.
- Luego dividimos la cantidad de calificados por el total y multiplicamos el resultado por 100.
- De manera porcentual conoceremos la relación entre el total de candidatos y los que están calificados.
De esta manera conoceremos la relación entre la cantidad de candidatos calificados y el total.
Esta métrica nos permite determinar:
- Qué tácticas generan una mayor cantidad de candidatos calificados.
- Saber cuáles son más eficientes con respecto al ratio final.
- Evaluar el desempeño de Marketing a la hora de calificar candidatos.
- Determinar la cantidad necesaria de candidatos a generar para que se cumpla con los objetivos de ventas.
Hasta este punto sabremos con cuántos clientes potenciales realmente trabajaremos y así ir directamente hacia ellos.
- Ratio entre reuniones con clientes potenciales y ventas realizadas.
Vamos avanzando en el embudo de ventas y llega el momento de tener un acercamiento con el posible cliente. A través de esta métrica podremos conocer que tan interesante es el producto para nuestros clientes, así como también cuan influyente es la variación de precio a la hora de ganar negocios.
El cálculo se realiza igual a la métrica anterior.
- Considerar el total de reuniones y negocios ganados en un periodo específico.
- Dividimos los negocios ganados por la cantidad total de reuniones y multiplicar el resultado por 100.
Esta métrica, junto con mostrarnos la eficiencia del ciclo de ventas, nos permite saber a qué velocidad se deben empujar a los prospectos dentro del embudo de ventas, ya que es muy común que los vendedores concierten una reunión antes de tiempo sin entender aun las necesidades del cliente ni sus expectativas. Ante esto arriesga perder un negocio por entregar un precio muy alto sin haber indagado en los requerimientos reales o muy bajo, haciendo dudar de la calidad de su producto o servicio. En ambos casos se reducen las probabilidades de conversión.
- Ratio entre candidatos y negocios ganados.
A través de esta métrica podemos conocer la eficiencia integral del embudo de ventas, teniendo la posibilidad de considerar a los candidatos antes y después de haber sido calificados, dependiendo de cuan eficientes sean las fuentes de generación de candidatos.
Se calcula de la misma manera.
- Se divide la cantidad de negocios ganados ya sea por los candidatos o candidatos calificados generados (según lo que deseemos determinar) de un mismo periodo de tiempo y se multiplica por 100.
- Obtendremos el porcentaje de negocios ganados en relación al total de candidatos.
Esta métrica nos permite visualizar claramente donde es que se debe invertir tiempo y dinero para generar la mejor tasa de conversión posible. Profundizando un poco más en esta métrica podemos ser capaces de determinar en qué áreas geográficas o segmentos de clientes funcionan mejor ciertos tácticas de generación de candidatos. También se puede establecer si es necesario aumentar el número de candidatos generados o realizar un seguimiento a los que ya han ingresado en nuestro embudo de ventas.
Estas serían las métricas más básicas con las que debiese contar un negocio para analizar el ciclo de ventas, no obstante, ya que las empresas poseen características únicas debiésemos establecer qué otros análisis del desempeño del ciclo de ventas debiésemos tomar en cuenta y como conjugarlas para que nos entreguen la mayor cantidad de conocimiento en tiempo real para determinar la mejor estrategia.
La manera más sencilla de administrar en tiempo real estas métricas y otras más complejas, igualmente importantes, son las soluciones CRM. A través de estas podemos conjugar la información proveniente de diversas fuentes de manera automatizada según las reglas que estimemos convenientes, en cualquier momento, lugar y con información en tiempo real.
El uso del CRM nos permite administrar toda la información con respecto a nuestros candidatos, contactos, cuentas, oportunidades y clientes en un mismo lugar, lo que facilita y acelera enormemente la gestión de clientes potenciales para empujarlos a la conversión, al mismo tiempo que nos permite un análisis continuo y automatizado de nuestro ciclo de ventas. Al administrar toda la información de nuestros clientes podemos realizar análisis estratégicos por ejemplo con respecto a su ubicación, intereses o directamente calificar a los candidatos de forma automatizada con reglas personalizadas.
Le invito en esta ocasión a acercarse un poco más al análisis de su ciclo de ventas a través de Zoho CRM, una potente aplicación para analizar profundamente los datos de nuestro negocio de manera muy sencilla y con resultados sorprendentes.