En la mayoría de las ocasiones cuando se habla de la seguridad de la información de un CRM se refieren directamente a la seguridad externa, la que hace referencia al lugar en que se encuentra alojada la información. Es desde ahí que se encuentra información aludiendo a servidores ubicados en diversas locaciones a nivel internacional, instalaciones con sistemas de seguridad a prueba de balas, respaldos constantes de información, encriptación de información en los niveles más altos, etc. Todas esas características son bastante tranquilizadoras para la administración de datos en un CRM, permite respirar aliviadamente con respecto al soporte de nuestra información, pero detengámonos un poco y pensemos: ¿es suficiente con que su información se encuentre segura externamente?
Desde esta perspectiva tenemos que tomar en cuenta seriamente las amenazas internas que tiene nuestra información. Un CRM es el banco de información y conocimiento de toda nuestra empresa, el pasado, presente y futuro se encuentra alojado allí y aun así, en muchas empresas existe libre acceso a la información por parte de los usuarios, sea cual sea el área a la que pertenecen o cargo que desempeñan, con un peligro inminente de pérdida, robo, sustracción o uso indebido de la información. Lo anterior se vuelve mucho más preocupante cuando una empresa gestiona su información directamente en archivos Excel.
Así como usted no permite que cualquier persona entre a su hogar u oficina y revise cada uno de sus cajones, ¿por qué le daría libre acceso a su información a todos los colaboradores de su empresa? Quizás se encuentra frente a un gran peligro que desconocía.
Afortunadamente, Zoho CRM ya pensó en esta amenaza, y junto con poseer un nivel de seguridad externo que sobrepasa todas las normas, brinda una tecnología de seguridad basada en roles.
Para Zoho la base de cualquier gestión de seguridad es un modelo con control de acceso basado en roles que define el permiso a los datos, así como también a las características de Zoho CRM, lo cual es determinado por el administrador del CRM.
La seguridad basada en roles garantiza que los datos sean solo accesibles a los usuarios basada en su jerarquía en la empresa, el área en que trabajan o función que desempeñan. Es así como Zoho CRM permite condicionar la información ya sea por perfiles, roles, usuarios específicos o grupos.
A través de este tipo de seguridad, además de restringir la información según roles, también podrá:
- Determinar niveles de permiso para acceder a ciertos módulos y sub módulos
- Restringir ciertos campos de relevancia gerencial en los perfiles.
- Establecer reglas para que los datos puedan ser compartidos.
- Permitir a ciertos usuarios acceso a determinada cartera de registros.
- Crear grupos desde diversas jerarquías y áreas para que tengan acceso a la información.
- Condicionar a modo de solo visualización.
La seguridad de la información se ha transformado para muchas empresas en su talón de Aquiles al dejar vulnerables uno de sus bienes más preciados. Zoho quiso ir más allá de la protección de su información en sus servidores, ya que detectó los peligros potenciales que existen al interior de una empresa con respecto al acceso y administración de la información.